System do budżetowania i analiz – na co zwrócić uwagę przy wyborze?
Funkcjonalność systemu do budżetowania
Wprawdzie 99% wszystkich wdrożeń systemów do budżetowania charakteryzuje się tym, iż klient mówi, że wie, czego oczekuje od systemu i dostawcy, to jednak pamiętajmy o kilku uniwersalnych zasadach: podstawowym celem tego typu wdrożenia jest osiągnięcie stanu, w którym system wspomaga nie tylko controllera finansowego czy pracowników działu controllingu, ale przede wszystkim menedżerów odpowiedzialnych za swoje budżety. Warto zatem zwrócić uwagę na to, czy system jest ergonomiczny we wprowadzaniu danych budżetowych lub też w obszarze analiz. Często zdarza się, iż zwraca się uwagę jedynie na kolorowość i ładność interfejsu, a mniej na funkcjonalność czy ergonomię. Po wdrożeniu może się okazać, iż system jest ładny, ale nie daje zbyt wielkich możliwości menedżerom i dział controllingu znów musi zająć się generowaniem raportów czy zestawień dla innych.
Ponadto, zadbajmy, aby na etapie prezentacji systemów dostawca pokazał oczekiwaną przez nas funkcjonalność lub zagwarantował w umowie jej uzupełnienie w określonym czasie. Najczęściej jest tak, iż na pytanie, czy jest to możliwe w systemie, dostawcy odpowiadają „tak” albo „to da się zrobić”. Warto uzyskać informację, w jaki sposób, w jakim czasie i czy na pewno da się coś uzyskać.Koszt systemu do budżetowania
Kolejna istotna sprawa to cena vs. TCO (Total Costs of Ownership) systemu do budżetowania. Koszty przedsięwzięcia to przede wszystkim licencje, usługi wdrożeniowe, szkolenia, maintenance i usługi powdrożeniowe, a także przygotowanie środowiska programowo-sprzętowego. Jeśli chodzi o licencje, to zwróćmy uwagę, czy przy licencjonowaniu na użytkownika kupuje się licencje w paczkach (np. po dziesięć szt.), czy można kupić pojedynczy dostęp. Jeżeli jest to opcja pierwsza, to istnieje niebezpieczeństwo, że będziemy w przyszłości potrzebować jedną czy dwie licencje więcej, a zapłacimy za dziesięć. W przypadku usług wdrożeniowych łatwo wpaść w pułapkę, jaką jest porównanie stawek za prace konsultantów bez kontekstu wykonania zadania. Zadajmy zatem naszym dostawcom pytanie o doświadczenie zespołu, który stawiają do naszej dyspozycji. Konsultanci z dużym doświadczeniem są drożsi od debiutantów, ale często mogą coś zrobić w krótszym czasie, co przełoży się na łączne koszty.